أن التطور والتسارع في حجم الاعمال أدى الي ضعف فعالية الأنظمة التقليدية في حفظ وإدارة واسترجاع المستندات والوثائق بالمؤسسات السبب الذي جعل الكثير من هذه المؤسسات تبحث عن حلول تقنية لأرشفة مستنداتها وإدارتها إلكترونياً ، وذلك لتوفير الوقت والجهد المبذول في الطرق التقليدية.